اگر به سوال “وظیفه‌ی اصلی یک مدیر یا کارآفرین در کسب و کارهای مختلف چیست؟” پاسخ دقیق بدهیم؛ اهمیت سیستم سازی کسب و کار برای ما روشن خواهد شد.
شرایطی را تصور کنید که در آن همه‌ی اعضای تیم وظایفشان را به درستی و با هماهنگی کامل انجام می‌دهند و شما به عنوان مدیر سازمان به جای درگیری با جزییات و مشکلات روزمره انرژی گیر، بر روی برنامه‌ریزی‌های کلان و رشد و توسعه کسب و کار خود متمرکز هستید. رسیدن به این شرایط ایده‌آل و رویایی، یکی از نتایج استفاده از سیستم سازی کسب و کار در فعایت‌های اقتصادی است.
در ادامه، به‌طور جامع و کاربردی به فرایند سیستم سازی کسب و کار، مراحل، مزایا و روش‌های اجرای آن می‌پردزیم. مطالعه این مطلب برای صاحبان مشاغل و کارآفرینان که به دنبال یک ساختار استاندارد و کارآمد برای فرایندهای سازمانی خود هستند؛ مفید می‌باشد.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار فرآیندی است که در آن وظایف و فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار به‌صورت ساختاریافته و استاندارد تعریف شده‌اند و در نتیجه آن، همه‌ی فعالیت‌های سازمانی به شکلی منظم و بدون نیاز به نظارت دائمی هماهنگ با اهداف کلان انجام می‌شوند. سیستم سازی کسب و کار، طراحی یک مجموعه از فرآیندها و دستورالعمل‌های مشخص است که به کارکنان کمک می‌کند وظایفاشان را دقیق، سریع و بدون سردرگمی انجام دهند و شاید یکی از مهمترین جلسات آموزش مدیریت کسب و کار، همین سیستم سازی باشد.
در یک کسب‌وکار سیستم‌سازی‌شده، وظایف هر شخص به‌طور شفاف و دقیق تعریف شده است و در نتیجه هر فرد به طور کامل از مسئولیت‌های خود آگاه است. این موضوع باعث می‌شود فرآیندهای سازمانی به‌صورت خودکار یا نیمه‌خودکار انجام بشوند و مدیران و صاحبان کسب‌وکار زمان و انرژی خود را بیشتر به برنامه‌ریزی و رشد کسب‌وکار اختصاص بدهند. در نهایت سیستم سازی کسب و کار، وابستگی به افراد کلیدی را کاهش می‌دهد و کسب‌وکار را انعطاف‌پذیرتر می‌کند.
چرا سیستم سازی در کسب و کار ضروری است؟
سیستم سازی در کسب و کار به مدیران کسب و کارهای مختلف این امکان را می‌دهد که از مدیریت جزئیات وقت‌گیر فاصله بگیرند و بر روی برنامه‌ریزی‌های کلان و رسیدن به اهداف خود متمرکز شوند.
- سیستم سازی باعث می‌شود فعالیت‌ها به‌طور منظم و استاندارد انجام شوند و وابستگی به حضور افراد کلیدی کاهش یابد. در واقع، با وجود یک سیستم کارآمد، حتی در غیاب مدیر یا اعضای اصلی تیم، فرآیندها بدون توقف و خطا ادامه پیدا می‌کنند.
- سیستم سازی باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اضافی می‌شود. همه‌ی نیروها در سیستم می‌دانند دقیقاً چه وظایفی دارند؟ و چگونه باید آنها را انجام دهند؟ در نتیجه سردرگمی و اشتباهات به حداقل می‌رسد.
- سیستم سازی به شما کمک می‌کند فرایندهای اجرا شده را ارزیابی و بهینه‌سازی کنید.
مزایای سیستم سازی کسب و کار برای کارآفرینان و مدیران
- افزایش بهره‌وری سازمان
- کاهش خطای انسانی و هزینه‌ها
- ایجاد استقلال تیم کاری
آموزش سیستم سازی کسب و کار
آموزش سیستم سازی کسب و کار برای مدیران و کارآفرینان که می‌خواهند در بازار رقابتی به موفقیت برسند؛ ضروری است. در آموزش‌های سیستم سازی کسب و کار تمام مراحل ایجاد یک سیستم منظم و دقیق آموزش داده می‌شوند و در نتیجه هزینه‌های انجام وظایف تکرای و موازی به شدت کاهش می‌یابد. همچنین آموزش استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها مانند سیستم‌های مدیریت پروژه (ترلو یا میزیتو) و نرم‌افزارهای اتوماسیون، به مدیران کمک می‌کند تا پیشرفت کارها را به دقت مشاهده و ارزیابی کنند.
از طرف دیگر، آموزش صحیح کارکنان یکی از گام‌های کلیدی در سیستم سازی است. همه‌ی اعضای تیم باید ضرورت سیستم سازی را درک کنند و وظایف خود را بر اساس آن انجام دهند.
مراحل اصولی سیستم سازی کسب و کار
برای موفقیت در بازار، لازم است اصول سیستم سازی را به‌طور دقیق و جامع در کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کنید. در ادامه به مهمترین اصول سیستم سازی کسب و کار می‌پردازیم. باید توجه داشته باشید که در دست داشتن بوم کسب و کار نیز یکی از همین موارد سیستم سازی خواهد بود.
- شناسایی و تحلیل فرآیندهای فعلی
اولین گام در سیستم سازی، تحلیل دقیق فرآیندهای موجود است. تمام وظایف، فعالیت‌ها و فرآیندهایی که به‌صورت روزمره انجام می‌شوند باید شناسایی و لیست کنید. بسیار مهم است که در این مرحله فرآیندهای تکراری، ناکارآمد، انرژی گیر و زمان‌بر جدا بشوند. شفاف‌سازی این فرآیندها به مدیران کمک می‌کند نقاط ضعف‌های سیستم خود را بشناسند و برای بهبود آنها برنامه‌ریزی کنند. - مستندسازی فرآیندها
در مستند سازی فرانیدها، برای هر بخش از کسب‌وکار، ب دستورالعمل‌های واضح و دقیق تهیه می‌شود. این دستورالعمل‌ها، جزئیات انجام وظایف، تهیه چک لیست‌ها، ابزارهای مورد نیاز و استانداردهای فعالیت را شامل می‌شود. مستندسازی، کار را برای کارکنان ساده می‌کند و با ایجاد استقلال عمل برای همه‌ی کارمندان، وابستگی به افراد خاص را از بین می‌برد. - استانداردسازی و ایجاد نظم در وظایف
پس از مستند سازی فرایندها، باید وظایف استانداردسازی شوند تا همه کارکنان وظایف خود را به یک شکل مشخص و بدون خطا انجام دهند. استانداردسازی فرآیندها به معنای مشخص کردن دستورالعمل‌های واضح و ساده برای انجام وظایف مختلف به بهترین شکل می‌باشد. در این مرحله استفاده از چک‌لیست‌ها و زمان‌بندی دقیق برای انجام کارها بسیار مهم است. - استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های مناسب
استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار در بهینه‌سازی سیستم سازی ضروری است. ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (تِرلو، آسانا، ماندی) و اتوماسیون فرآیندها مانند نرم‌افزارهای (CRM , ERP) به کسب وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای اجرا شده را ارزیابی کرده و بهره‌وری تیم خود را افزایش دهند. - آموزش و توانمندسازی کارکنان
سیستم سازی بدون نیروی انسانی آموزش‌دیده غیر ممکن است. کارکنان به کمک آموزش درک می‌کنند که چرا سیستم سازی ضروری است و چگونه باید بر اساس آن عمل کنند. آموزش‌های مداوم و به روز باعث می‌شود همه‌ی اعضای تیم، وظایف خود را با دقت، سرعت و مسئولیت‌پذیری بیشتری انجام دهند. - اجرای آزمایشی سیستم‌ها
قبل از اجرایی کردن سیستم سازی، آن را به‌صورت آزمایشی اجرا کنید تا مشکلات و چالش‌های احتمالی شناسایی شوند. در این مرحله بازخورد کارکنان به بهینه سازی فرایند کمک می‌کند. - ارزیابی و بهینه‌سازی مداوم فرآیندها
سیستم سازی یک فرآیند ثابت نیست؛ بلکه به دلیل پویایی باید مدام ارزیابی و بهینه‌سازی شود. شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI)، داده‌ها و بازخوردهای تیم را بررسی کنید و نقاط ضعف را بیابید و برطرف کنید. به‌روزرسانی مداوم سیستم‌ها باعث می‌شود عملکرد کسب‌وکار شما بهینه و کارآمد باقی بماند. - حذف وابستگی به افراد کلیدی
همان طور که گفته شد؛ یکی از اهداف اصلی سیستم سازی، افزایش استقلال افراد تیم است. در یک کسب‌وکار سیستم‌سازی‌شده، تمام فرآیندها مستند و استاندارد شده‌اند؛ بنابراین حتی اگر مدیر یا یکی از افراد کلیدی سیستم حضور نداشته باشند، بقیه افراد به طور مستقل به فعالیت خود مشغول هستند و فرایندها به‌طور منظم و بدون وقفه ادامه پیدا کنند. - تمرکز بر نتایج و خروجی‌ها
سیستم سازی بر نتایج و خروجی‌های قابل‌سنجش متمرکز است. هر فرآیند هدف مشخصی دارد و عملکرد آن به‌صورت دوره‌ای ارزیابی می‌شود. این ارزیابی‌ها باعث می‌شود از قرار گرفتن کسب و کار در مسیر درست مطمئن بشویم. - ایجاد فرهنگ سیستم‌محور در سازمان
فرهنگ سازمانی سیستم‌محور، در سیستم سازی کسب و کار نهادینه می‌شود. این فرهنگ به کارکنان می‌آموزد که همه چیز بر اساس فرآیند و ساختار مشخص انجام می‌شود. از نتایج این فرهنگ می‌توان به مسئولیت‌پذیری بیشتر کارکنان و بهبود هماهنگی تیمی اشاره کرد که در پیشرفت یک کسب و کار بسیار مهم است.
هفت سیستم کسب و کار
برای موفقیت و رشد پایدار یک کسب‌وکار، به ایجاد سیستم‌هایی منظم و اصولی نیاز داریم که تمام جنبه‌های سازمان را پوشش دهند. هفت سیستم اصلی کسب‌وکار مانند اجزای یک ماشین هستند که در کنار یکدیگر، بهره‌وری بالا، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتریان رشد و موفقیت یک سازمان را نتیجه می‌دهند. در ادامه، هفت سیستم اصلی در کسب‌وکار را به‌طور جامع و کامل توضیح می‌دهیم:
- سیستم رهبری و مدیریت
سیستم رهبری و مدیریت، ستون اصلی و غیرقابل حذف کسب‌وکار است. این سیستم بر برنامه‌ریزی استراتژیک، تصمیم‌گیری و هدایت تیم تمرکز دارد. مدیران و رهبران به کمک این سیستم، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را مشخص کرده و برای رسیدن به آنها نقشه راه تدوین می‌کنند. سیستم مدیریت مؤثر با نظارت بر عملکرد تیم، ایجاد انگیزه و توسعه مهارت‌های کارکنان، هماهنگی و تعهد را در بخش‌های مختلف سازمان ایجاد می‌کند. - سیستم بازاریابی و فروش
سیستم بازاریابی و فروش، جذب مشتریان جدید و افزایش درآمد کسب‌وکار را بر عهده دارد. این سیستم با شناسایی بازار هدف، تدوین استراتژی‌های بازاریابی، اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و به‌کارگیری روش‌های مؤثر فروش تعداد مشتریان وفادار و نرخ فروش را افزایش می‌دهد. استفاده از ابزارهای دیجیتال مارکتینگ مانند سئو، تولید محتوای جذاب ویدیوئی، تبلیغات گوگل و فعالیت در شبکه‌های اجتماعی نیزدر سیستم بازاریابی مورد استفاده قرار می‌گیرند. - سیستم تولید و عملیات
سیستم تولید و عملیات، به فرآیندهایی اشاره دارد که کالا یا خدمات موردنیاز مشتریان را تولید و ارائه می‌کنند. استانداردسازی فرآیندها، بهینه‌سازی زمان و منابع و کنترل کیفیت در یک سیستم تولید کارآمد مورد توجه قرار می‌گیرد که در نهایت همزمان با کاهش هزینه‌های تولید، افزایش کیفیت خروجی را به همراه دارد. - سیستم مالی و حسابداری
مدیریت منابع مالی، برنامه‌ریزی بودجه و کنترل هزینه‌هادر سیستم مالی و حسابداری انجام می‌شود. این سیستم به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا با در اختیار داشتن اطلاعات دقیق مالی مانند میزان سودآوری، جریان نقدینگی و هزینه‌های نهایی، تصمیم‌گیری کنند. ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای حسابداری( نظیر هلو، سپیدار و (QuickBooks در این سیستم بسیار پرکاربرد و مفید هستند. سیستم مالی ریسک‌های سرمایه گذاری کمک را کاهش می‌دهد. - سیستم منابع انسانی
سیستم منابع انسانی به جذب، استخدام، آموزش و حفظ کارکنان می‌پردازد. این سیستم بر انتخاب افراد مناسب، توسعه مهارت‌های کارکنان و ایجاد فرهنگ سازمانی قوی متمرکز است و با روش‌هایی مانند و ارائه پاداش به نیروهای موثر و پرتلاش، به پویایی کسب و کار کمک می‌کند. یک سیستم منابع انسانی کارآمد باعث می‌شود تیمی متخصص، هماهنگ، متعهد و باانگیزه داشته باشید که با جدیت در راستای اهداف کسب‌وکار فعالیت می‌کنند. - سیستم خدمات مشتریان
سیستم خدمات مشتریان، پل ارتباطی بین کسب‌وکار و مشتریان است. این سیستم پاسخگویی به سوالات مشتریان، حل مشکلات و ایجاد تجربه مثبت برای آنها را شامل می‌شود. هدف اصلی سیستم خدمات مشتریان، افزایش رضایت مشتریان فعلی، جلب مشتریان جدید و تبدیل مشتریان به تبلیغ‌کنندگان برند کسب و کار است. استفاده از ابزارهایی مانند CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و تیم پشتیبانی حرفه‌ای به اجرای مؤثر این سیستم کمک می‌کند. - سیستم فناوری و اطلاعات
زیرساخت فنی و دیجیتال در کسب‌وکارهای امروزی بسیار ضروری است و این وظیفه را سیستم فناوری اطلاعات بر عهده دارد. این سیستم با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سیستم‌های حسابداری، ابزارهای ارتباطی آنلاین ، سخت‌افزارها، اتوماسیون فرآیندها و امنیت اطلاعات به افزایش کارایی و دقت در فرآیندها کمک می‌کند. فناوری اطلاعات به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که فرآیندها را سریع‌تر و بهینه‌تر انجام دهند.
اشتباهات رایج در سیستم سازی و روش‌های اجتناب از آنها
سیستم سازی کسب و کار یک فرآیند پیچیده و دقیق است که در صورت اجرای نادرست، نه‌تنها به رشد و توسعه کمک نمی‌کند؛ بلکه هدررفت زمان، منابع و حتی تضعیف عملکرد سازمان را به دنبال دارد. در ادامه به اشتباهات رایج در سیستم سازی و راهکارهای اجتناب از آنها می‌پردازیم:
- نداشتن برنامه‌ریزی دقیق
یکی از رایج‌ترین اشتباهات در سیستم سازی، شروع سیستم سازی، بدون برنامه‌ریزی مناسب است. ضروری است در مرحله نخست، نیازهای کسب‌وکار و اهداف مشخص برای سیستم سازی را به طور دقیق تعریف کنید. داشتن یک نقشه راه در آغاز مسیر، مسیر شما را شفاف‌تر، ساده‌تر، کم ریسک‌تر و کارآمدتر می‌کند. - مستندسازی ناقص فرآیندها
عدم ثبت و مستندسازی کامل فرآیندها، منجر به سردرگمی کارکنان و وابستگی به افراد خاص می‌شود. در سیستم سازی باید تمامی مراحل انجام وظایف و فرآیندها مستند سازی شوند. استفاده از چک‌لیست‌ها، دستورالعمل‌ها و راهنماهای اجرایی از سردرگمی کارکنان جلوگیری می‌کند. - مقاومت کارکنان در برابر تغییر
گاهی کارکنان نسبت به سیستم‌های جدید مقاومت نشان می‌دهند و همین موضوع باعث می‌شود کارایی سیستم کاهش یابد. بهتر است مزایای سیستم‌های جدید را برای اعضای تیم توضیح دهید و از مشارکت‌های داوطلبانه‌ی آنها استقبال کنید. این موضوع به پذیرش چارچوب‌های سیستم جدید کمک می‌کند. - استفاده نکردن از ابزارهای مناسب
عدم استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای مناسب، فرآیند سیستم سازی را کند و ناکارآمد می‌کند. ابزارهایی مانند ترلو، آسانا و نرم‌افزارهای CRM به شما کمک می‌کنند فرآیندها را سریع‌تر و دقیق‌تر مدیریت کنید. - عدم ارزیابی و به‌روزرسانی سیستم‌ها
برخی کسب‌وکارها پس از پیاده‌سازی اولیه سیستم‌ها، آنها را رها می‌کنند. سیستم‌های کسب و کار برای داشتن بیشترین بازدهی، باید به‌طور مرتب ارزیابی و بهینه‌سازی شوند. توجه به بازخورد کارکنان و نیازهای جدید سازمان، در به روز رسانی سیستم بسیار مهم است. - تمرکز بیش‌ازحد بر جزئیات
گاهی مدیران بیش‌ازحد بر جزئیات کوچک متمرکز می‌شوند و اهداف کلان کسب‌وکار را نادیده می‌گیرند. - سیستم سازی غیرمنعطف
طراحی سیستم‌های بیش از حد جدی، سختگیرانه و غیرمنعطف، مانع جدی در مسیر نوآوری و خلاقیت کارکنان است. یک سیستم سازی هوشمندانه باید در عین استانداردسازی، انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت لزوم بتواند با تغییرات شرایط و نیازهای جدید کسب‌وکار سازگار شود.
نظرات